日々事業を行っていく上でお金の流れを管理するための経理業務は書くことのできない業務の一つであると言えます。

経理で作成された書類は法律により保管期間が決められています。

ただ、日々の増え続ける書類を適切に保存しておくことはなかなか難しい、煩わしいと感じる方もいるかもしれません。

今回はそんな方のために経理書類の正しい保存方法や保存期間について2回に分けてご紹介していきます。

前編となる今回は、まずは経理書類の主な内容と保存方法についてお伝えしていきます。

＜経理書類について＞

経理は一般的にイメージされる企業の売上や給与関係、請求書や領収書の作成、決算書類の作成などお金に関する書類を幅広く作成されています。

ここで経理書類作成にあたって、理解を深めておくべき２つの書類についてご紹介します。

証憑書類とは

証憑書類とは、取引の立証を意味する書類のことで、取引の正確性や真実性を証明するために必要であることから保管が義務付けられています。

具体的には、社内取引では納品書や請求書の控え、発注書など、社外取引では注文書、商品受領書、契約書および領収証などがこれにあたります。

帳票とは

帳票は会社で行われる取引に関する記録のことで、これも保管が義務付けられています。

帳票には「帳簿」と「伝票」があります。帳簿は取引自体の書類、伝票は取引によってのお金の動きを記録した書類です。

具体的には帳簿は仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など、伝票は入手金伝票、仕入れ伝票、売上伝票などです。

＜経理書類の保存方法＞

では次に経理書類の具体的な保存方法についてお伝えしていきます。

紙での保存

紙ベースで発行された書類は紙のまま保存することが可能です。

2022年の法改正により紙の書類を電子データで保存する方法もしやすくなりました。

また、2022年より電子メールなどで送られてきた書類を紙で保管することはできなくなりましたので注意しましょう。

電磁的記録による保存

CD、DVD、サーバなどの電子データを用いての保存方法です。

ただ、セキュリティなどにおける適切な対策を行うことが前提となります。

また、電子データだけでなく、マイクロフィルムという写真フィルムを使った保存方法もあります。こちらの特徴としては耐久性に優れ、長期保管しなければならない重要書類の記録などに用いられることがあります。

これら二つの保存方法ですが、昨今電子データにおける保存要件なども大きく変更されているので、常に最新の法律を知っておく必要があると言えるでしょう。

まとめ

今回は経理書類について、主な保存方法をご紹介していきました。

当事務所は経理書類についてのサポートもさせていただいております。

ご不明点、ご不安な点はお気軽にご相談ください。