日々の業務において欠かすことのできないものの一つが経理業務です。

お金の管理や把握を行うにあたって、経理書類の保存方法や保存期間などについて正しい知識を身につけることがとても重要です。

うっかり知らなかった・・とならないためにもしっかり理解を深めていきましょう。

経理書類について保管方法などをご紹介した前回に引き続き、今回は経理書類の保存期間についてお伝えしていきます。

書類の種類ごとの保管期間について

各経理書類は、種類ごとに保管期間が決められています。

それぞれ漏れのないように適切に保存を行っていきましょう。

永久保管するもの

一律の定めというものはないのですが、永久保存を行った方が良い書類はいくつかあります。具体的には、定款、登記関係書類、訴訟関係書類、特許などの知的財産権に関する書類です。また永続的な効力のある契約書や人事関係の重要書類、労働組合との協定書なども永久保存が望ましいでしょう。

10年保管

決算書類などの重要会計書類は会社法に定められており、10年以上の保存が必要となります。その量も膨大となりますので年度ごとに必要に応じてファイリングするなど行っていきましょう。

7年保管

決算書類の中で10年保管に該当しない場合、法人税法により7年保管が義務付けられていることがあります。具体的には棚卸表などの決算書類や労務関係の申告書、課税取引に関する帳簿も該当します。

5年保管

主に従業員に関係する書類です。具体的には労働者名簿、保険や年金関係の書類、労働関係に関する書類や労働保険料の徴収に関する書類、タイムカードなどです。

ただし、従業員に関する書類でも以下は保管期間が異なりますので注意してください。

・給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書（7年）

・賃金台帳（源泉徴収簿をかねている場合）（7年）

・雇入・解雇・退職に関する書類（3年）

期間によっても保管場所や保管方法を考えて適切に保管、処理していくことが重要となります。

まとめ

今回は経理書類について、保管期間についてご紹介しました。

会社としても重要書類のため、しっかり理解を深め、対応していくことが大切ですね。

保管すべき経理書類の種類はたくさんでそれを全て適切な保管期間なども頭に入れておくとなるととても大変な場合もあるかと思います。

当事務所は経理書類に関するサポートも幅広くさせていただいております。

お困りの方はまずはお気軽にご相談ください。お待ちしております。