領収書についてきちんと理解しているでしょうか？

ビジネスの場において領収書が必要になるケースは多くあります。正しく理解していないと、経費として計上できず、最悪の場合、罪に問われてしまいます。本コラムでは、領収書の正しい書き方や訂正の仕方などを詳しく解説します。ぜひ、最後までご覧ください。

経費を計上するために必要となる領収書

ビジネスの場において経費計上を行う際、領収書は証拠の書類として扱われます。たとえば、会社の備品や出張時の交通費、接待費など事業に関わるさまざまな内容が経費として挙げられます。

税務上、経費として認められるためには、領収書に必要な情報が正確に記載されていなければなりません。具体的には、発行日、宛名、但し書き、金額、支払先の印鑑または署名などが必要です。

このあと詳しく解説しますが、宛名が記載されていない場合や「上様」などの表記では、税務署に否認される可能性があるため注意が必要です。さらに、領収書は紛失しないよう厳重に保管し、事業に関連する経費であることを明確に説明できるようにしておかなければなりません。

領収書の宛名の正しい書き方

領収書を発行する上で、もっとも注意しなければならないのが宛名です。宛名を企業名にするのか、個人名にするのかなど状況によって変わることも多く、また、正確に記載ができていないと経費計上できないこともあります。

宛名が企業名の場合

領収書の宛名が企業名の場合は、正式な会社名を正確に記載することが重要です。略称や俗称ではなく、登記されている名称を使用することで、経費として正しく認められる書類となります。

また、「株式会社」や「有限会社」といった法人格の表記を省略しないことも大切です。たとえば、「〇〇株式会社」を「〇〇社」と書くと不備と見なされる可能性があります。正確な宛名記載は、経理処理や税務調査での信頼性を高めるために欠かせません。不明な場合は、取引先に確認するようにしましょう。

宛名が個人名の場合

領収書の宛名が個人名の場合、フルネームを正しく記載するようにしましょう。略称やニックネームでは不備とされる可能性があり、税務調査で経費として認められない可能性があります。

また、フルネームに加えて「様」や「殿」といった敬称をつけると、より正式な書類として扱われます。場合によっては、個人名の後に用途や所属を明記することで、領収書の意図が明確になり、信頼性が高まります。

正しい領収書を発行しましょう

正しい領収書を発行することの重要性についてご理解いただけたのではないでしょうか？しかし、発行した領収書に間違いがある場合もあります。そうした場合、どのように対処して良いかわからない方もおられるのではないでしょうか？後編では訂正方法や訂正時の注意点について詳しく解説しますので、ぜひご覧ください。