我々の経理代行、記帳代行は「外注」です。

クライアント先で、経営コンサルを行う時にどの業務を外注しているかは重要な確認事項です。例えば製造業の場合には、工程の一部を外注化することは、珍しいことではありません。しかし、本来、効率化やコスト削減を目的とした外注化も、外注管理をうまくできていない企業は、反対に高コストや不効率化をまねくことになります。なぜなら、情報がより共有出てきている内部から、外部になることは、調整のためのコストがかかり不利だからです。

内部的に、十分にマニュアル化された業務でなれば外注化の効果は期待できるものです。

同様に、経理代行、記帳代行も、内部的にマニュアル化されていなければ効率的な運用はできません。マニュアル化により業務を単純化するとともに、事業主側との会計処理や書類の処理のルールの確認が必要になります。

例えば、支払方法は何なのかや、支出が事業用として処理してよいものなのか、あるいは会議費なのか接待交際費なのか明確になっていないなど、日々の取引を処理する上で必要な情報を提供が十分に行われていないと、確認作業により事業者側と外注先ともに不効率となり、また、結果についても事業者の満足を得られなくなります。単純化については、支払であれば、支払請求の締日、支払日並びに支払方法を明確にすること、具体的には、「月末で締めた支払請求書を翌月10日払いで銀行振り込みとする」といった統一的な取扱いとすることです。

売上であれば、月末締めで請求書を発行する際に、請求書発行の基となる納品や検収のリストを整備してくことです。建築業などでは、物件別に進捗管理や費用集計、検収日などを管理するための管理表が作成されています。実務的に必要なので作成されているものですが、経理処理の観点からも、同様な情報がなければ、適時、適切に経理処理が出来なくなるものです。換言すれば、物件の進捗管理が一覧できるリストがないのであれば、経理処理以前の経営上の問題を抱えており情報整備が必要です。

外注先に意思決定に必要な管理会計上の数値集計までとはいかがないまでも、入出金の処理を単純化して効率化するための情報や手続きを単純化するために外注化をうまく使うことをお勧めいたします。

インターネットバンクの積極的な利用は、銀行への移動時間などを削減することができます。先の支払い管理の流れの一環にインターネットバンクの処理を組み込むと、発注～検収～計上～請求書～支払がよどみなく流れ効率性が高まります。業務フローを整理し内部手続きを効率化するとともに、必要に応じて処理を外注化する。

外注化にあたっては、業務フローの見直しを行うことは、急がば廻れで、最終的には効率化の近道です。

我々も、御社の業務フローの見直しのお手伝いをしております。